Wat veranderde er in mei 2025?
Op 7 mei 2025 lanceerde de RSZ een nieuwe tool, "Burgergegevens raadplegen", waarmee je als werkgever de gegevens van een jobstudent of een flexi-jobber kan checken vóór je de Dimona doet. Concreet: rijksregisternummer ingeven, en je krijgt te zien of de persoon nog binnen zijn 475-urencontingent zit (voor studenten) of binnen zijn flexi-grenzen.
Niets revolutionairs op het eerste zicht, maar het neemt een ergernis weg: vroeger moest je vertrouwen op wat de werknemer zelf vertelde, of een mail sturen naar je sociaal secretariaat om het te laten verifiëren. Nu kan je het in vijf seconden zelf checken in het portaal van de RSZ.
De tool zit op www.socialsecurity.be (sectie e-services voor werkgevers). Je hebt een e-ID of een itsme-login nodig. Werkt enkel voor personen die je effectief gaat tewerkstellen — privacyreden — dus geen "sneak peek" mogelijk voor vrienden of buren.
Waarom je planningstool geen Dimona-tool moet zijn
Veel planningstools verkopen "Dimona-integratie" als een feature. Het idee: je plant een shift, en met één klik vertrekt automatisch de aangifte naar de RSZ. Klinkt fantastisch tot er iets misgaat.
Wat er kan misgaan: een verkeerde paritair comité-code in het personeelsbestand, een wijziging in het tijdvak die niet doorgegeven werd, een netwerkprobleem op het moment van de aangifte. In al die gevallen ontdek je het pas dagen later, vaak via een boze brief van de RSZ. En de planningstool zegt: "wij hebben de aangifte ingediend zoals jij hem ingegeven hebt", wat technisch correct is maar niet helpt.
Sociaal secretariaten — SD Worx, Securex, Acerta, Group S — hebben tools die specifiek voor Dimona gebouwd zijn. Die controleren validatieregels, hebben fallback-mechanismen voor connectieproblemen, en hun support kent de RSZ-portaal beter dan jij ooit zal kennen. Een planningstool die "ook Dimona doet" is meestal een schil bovenop dezelfde API, met minder controle.
De beste tools doen één ding goed. Software die alles probeert te zijn — planning, payroll, Dimona, HR, CRM — wordt zelden goed in iets, en je betaalt vooral voor onderdelen die je niet of slecht gebruikt.
Hoe je het wel praktisch regelt
De meeste horecazaken hebben dezelfde keten van stappen: rooster maken → uren laten kloppen → urenstaat doorsturen naar secretariaat → Dimona-aangiftes en loonbrieven volgen daaruit. Het scharnierpunt is de urenstaat, niet de aangifte zelf.
- In SuperShift maak je je weekrooster op zondag of maandagochtend.
- Het rooster wordt automatisch uitgesplitst per medewerker en per dag.
- Aan het einde van de week (of dagelijks, als je dat verkiest) exporteer je een CSV of PDF per medewerker, of een geconsolideerde uurstaat voor alle medewerkers.
- Die file stuur je naar je sociaal secretariaat — bij SD Worx en Securex kan je dat zelfs via een vaste mailbox doen die ze automatisch verwerken.
- Het secretariaat doet de Dimona en de loonberekening. Jij krijgt een bevestiging.
Klinkt minder sexy dan "automatische aangifte" maar het werkt, het is robuust, en de verantwoordelijkheid voor de aangifte ligt waar ze hoort: bij de tool die ervoor gebouwd is.
Wanneer "automatische Dimona" wél zin heeft
Als je een grote keten runt met meer dan honderd personen per locatie, en als je interne HR-afdeling de aangiftes coördineert, dan kan een geïntegreerde planning-Dimona-tool zoals Shyfter Pro of Strobbo wel zinvol zijn — niet omdat de aangifte beter wordt, maar omdat je het volume manueel niet meer behapt.
Voor de andere 90% van de zaken — cafés, brasseries, eenmanszaken, kleine restaurants — is dat overkill. Een fatsoenlijke planningstool plus je bestaande secretariaat is sneller, goedkoper en minder kapot.
Het korte antwoord
Gebruik de nieuwe RSZ-tool om uren-grenzen te checken voor je iemand vast aanwerft. Gebruik je sociaal secretariaat voor de aangifte zelf. Gebruik een planningstool die je gewoon helpt het rooster en de urentelling goed te krijgen — niet eentje die het hele compliance-spel probeert over te nemen.